7 érv a papírmentes működés mellett

1. Rendszerezett működés

Hány kilométerre található a Hold? Mi a júniusi átlaghőmérséklet az Alföldön? Szinte bármilyen kérdésünkre csupán néhány kattintásra található a válasz. Ebben a mai információval teli modern világban egyszerűen nem működik már az, hogy egy fontos adatot csak papírkötegek átböngészésével tudjunk meg “majd valamikor”.

Mennyi volt a múlt havi bevételünk? És a négy évvel ezelőtti? Peti melyik ügyfelünknél volt kinn 2016. január 25-én? Ehhez hasonló kérdések biztosan mindenkinél felmerülnek szinte napi rendszerességgel. Azzal, hogy ezekre a legfontosabb pillanatokban is azonnal képesek vagyunk válaszolni, egyrészt a munkafolyamatainkat gyorsítjuk (és ezáltal növeljük a hatékonyságunkat), másrészt pedig a reakcióidőnket csökkentjük (tovább erősítve a professzionális imázst cégünkről).

Nem akarok túlozni, de szinte bármit könnyedén digitalizálhatunk: számlákat, munkalapokat, szerződéseket, jegyzeteket – tényleg bármit. Ezeket az elektronikus dokumentumokat utána pedig mindenki, akinek szüksége van rá, bármikor elérheti, bárhonnan. Sőt, ha tovább akarunk menni, teljesen elengedhetjük a hagyományos levelezést: digitális aláírással hitelesíthető bármilyen dokumentum, e-mailben küldve pedig kiváltható a tértivevényes levél. Gondoljunk csak bele, a Cégkapun keresztül érkező NAV-kommunikáció is egyenértékű egy tértivevényes levéllel – tehát vehetünk példát tőlük, hiszen nem lenne kötelező egyszerűsíteni egy alapvetően bürokratikus folyamatot, de mégis fektetnek bele energiát.

A digitalizálás melletti érv még az is, hogy onnantól kezdve, hogy ezek az adatok valamilyen rendszerben elérhetők, nagyon könnyen automatizálható egy részük – gondolkodjunk csak el, hogy mik azok a dolgok, amiket kézzel csinálunk még, de igazából rég nem kellene, mert teljesen robotmunka!

„Vajon melyek azok a folyamatok, amelyeket még mindig ember végez, pedig igazából robotmunka?”

Néhány hónapja beszélgettem erről egyik cégvezető ismerősömmel. Neki szállítmányozó vállalkozása van, és kiszámoltuk, hogy CSAK a munkalapok elkészítésébe, kiadásába és feldolgozásába annyi munkaórát raknak évente, amiből akár két új céges autót is előfinanszírozhattak volna: 5 adminisztrátoruk egy teljes évben fél munkaidőben ezeket rögzíti, az nagyjából 4.400 munkaóra. Ha havi 150.000 Ft-ot visznek haza, akkor az évente 8.325.000 Ft. csak bérköltségben! És itt még a papírköltségeket, emberi hibalehetőségeket nem is néztük. Ezek után áttekintettük azokat a munkafolyamatokat, amiket gyorsan, könnyedén és komoly befektetés nélkül le tudnak automatizálni:

  • számlák postázása
  • munkalapok adminisztrációja.

Pár hónapra rá újra találkoztunk, és kikérdeztem, mik a tapasztalatai az új rendszerekkel. Mondta -hogy habár eleinte volt egy kis visszahúzás a régi, megszokott rendszerhez – néhány hét alatt szinte teljesen átszoktak ezekre az online rendszerekre. Továbbá ügyfeleik is észrevették, hogy gyorsabban folynak ezek az ügyintézések náluk, és ez csak hab a tortán.

Fotó: Lyashenko / Freepik

Ez a cég elég nagy – valószínű, nem mindenkinél ilyen drasztikus a helyzet, de bátorítok minden kedves olvasót arra, hogy csak papíron ( 🙂 ez ironikus!) próbálja meg kiszámolni saját megtakarításait. Biztos vagyok benne, hogy érdekes számok jönnek ki.

2. Gyorsabb, átláthatóbb feladatkiosztás

Bizonyára ismerős eset az, amikor egy adott feladat alapos megbeszélése után is valahogy mégis elfelejtődik az információ. Pedig mi sokszor elmondtuk a megbeszélésen, mindenki egyetértett, sőt; még közösen ötleteltünk is a lehetőségekről! Könnyen juthat arra a következtetésre az ember, hogy lusták, vagy csak egyszerűen figyelmetlenek a munkatársai, de az igazság az, hogy egy átlagos munkanapon annyi információ jön szembe egy emberrel, hogy ha azok nincsenek megfelelően rögzítve, nagyon könnyű elsiklani egy-egy dolog felett.

„Lehetséges, hogy nem mindenki trehány, hanem a rendszerben van a probléma?”

Az is valószínű, hogy mi is felejtettünk már el dolgokat. Gondolkodjunk csak el: volt a közelmúltban olyan eset, amikor eszünkbe jutott valami, és Messenger-en / Viber-en / WhatsApp-on / telefonon mondtunk el valami fontosat? Biztosan ismerősek ezek az esetek:

  • “Légyszi, holnapig küldd el azt az e-mailt”
  • “Sanyi, tudod, ne felejtsd el a “C” változatú munkalapot vinni az ügyfélnek!”
  • “Kati, a leadandó anyaghoz csatold majd a javított változatot is!”

Az a baj a szóbeli információátadással, hogy habár gyorsabb és közvetlenebb az írásosnál, de ha sok dolga van az embernek, nagyon könnyen el lehet felejteni bizonyos részleteket. Ezt pedig az ügyfelek is megérzik, ami rontja a vállalati imázst.

A másik dolog, amit gyakran látok az, hogy szimplán POST-IT cetlikre írogatják fel az emberek a jegyzeteiket/tennivalójukat, amik pár nap után egy alacsony költségvetésű “Csináld magad!” díszkeretként veszik körül a monitorjukat. A hetek óta ott lévő lapokról pedig elfárad a festék, vagy leesnek valahová, így a rajtuk található információk teljesen elfelejtődnek.

Harmadik esetként pedig felhoznám a mindenki által jól ismert “majd holnap behozom” helyzetet – tudjuk nagyon jól, hogy megette a kutya, leöntötték kávéval, azaz sosem, vagy túl későn kerül meg az adat. Elég kellemetlen tud ez lenni, főleg, amikor az adott dokumentum alapján számlát állítanánk ki. Ez amellett hogy pénzügyileg is hátrányos, a kollégák szankcionálást is maga után vonja – nem csak az ő felelősségük ez, egy rendezetlen környezetben természetes, hogy elvesznek vagy elfelejtődnek dolgok!

Az összes felvetett problémának azonos a gyökere: átláthatatlan a belső kommunikáció, nincs meg mindenkinél a megfelelő információ, nincsenek a feladatok rendszerszerűen kiosztva, és a munkatársak sincsenek így időben emlékeztetve azokról.

Fotó: Rawpixel.com / Freepik

Szerencsére könnyű a megoldás: digitalizáljunk! Engedjük el a POST-IT-eket, felejtsük el a 3 perces hívásokat, amikor megmondjuk a feladatokat, és végezetül felejtsük el a Messenger-en / Viber-en / WhatsApp-on történő “légyszi ez legyen meg a héten” kommunikációt.

Mint mondtam, könnyű dolgunk van, hiszen rengeteg ingyenes eszköz áll rendelkezésünkre ezek orvoslására:

Kis cég vagy részleg esetén ideális lehet az ingyenes Trello, amin “kártyákra” felvihetők a feladatok, hozzájuk határidők és felelősök is beállíthatók – nekik pedig a határidő közeledtével automatikus értesítés érkezik róluk. Úgy képzeljük el, mint egy online POST-IT rendszert. Tehát még átszokni sem olyan nehéz! Ráadásul szinkronizálhatók ezek a naptárunkkal, így irodán kívül is naprakészek lehetünk a benti dolgokról.
Hátránya, hogy amennyiben rengeteg feladat van (5-nél több alkalmazott), könnyen ez is káoszba fulladhat – ilyen esetben egy komolyabb projektmenedzsment applikációt ajánlanék inkább: mint például a szintén ingyenes Asana-t, vagy nagyobb cégek esetén a Microsoft Project-et – ezeknek azonban a betanulási időszaka is jóval hosszabb, de hát valamit, valamiért.

Céges belső kommunikációra nincs jobb jelenleg a piacon, mint a Slack – ezt úgy képzeljük el, mint egy chat és e-mail ötvözetét. Nagyon sokat tud a keresője, lehet fájlokat csatolni, azokat címkézni, különböző embereknek küldeni stb. A rendszerezést tovább segíti, hogy különböző csatornákra, azaz témákra bontható a kommunikáció, például:

  • lehet egy olyan csatorna, amiben a vezetői teendőket egyeztetitek
  • lehet minden ügyfélnek egy saját csatornája, így biztosan csak arról lesz szó ott
  • de lehet akár egyetlen emberrel is beszélgetni

Elérhetők kifejezetten fizetős, de megfizethető megoldások is, mint például a Monday-t vagy a Basecamp (és még rengeteg másik). Ezekben értelemszerűen az a jó, hogy több funkciót tartalmaznak, nem kell applikációk között váltogatni, és így többnek a használatát elsajátítani, viszont hátrányuk, hogy nem minden funkcionalitásuk annyira kiforrott, mint az egy-egy területre szakosodott vetélytársaiké.

Faék egyszerűségű feladatnyilvántartáshoz pedig például a Microsoft OneNote, a Wunderlist vagy a Remember the Milk lehetnek jó megoldások – ezekben viszont nem alkalmasak több projekt/feladat hatékony menedzselésére, így őket csak olyan kisebb feladatokra ajánlanám, mint egy megbeszélés tematikájának felírása például.

Munkalapok kezelésére pedig hatékonyan bevezethető az mForm rendszer.

3. Hatékonyabb jelentés, jobb ügyfélélmény

Említettem már korábban, hogy a gyors reakcióidő mennyire fontos a jó ügyfélélményhez.

Csak képzeljük magunkat az ügyfél helyébe: ha egy kérésünk vagy kérdésünk van – mondjuk egy teljesítés részleteiről – nagyon rossz képet festünk magunkról, ha a megbízottunk csak napok, vagy extrém esetben hetek múlva tud választ adni rá.

Minket, mint ügyfél, nem érdekel, hogy cégnek offline van tárolva minden, és azt még össze kell szedniük innen-onnan. Gyors válaszokat várunk, mert a mi munkafolyamatunk is áll addig, amíg nincsenek meg a kért adatok. Ennek ellentéteként nézzük meg, milyen élményünk lenne, ha feltennénk “A tavalyi teljesítéseket tudnátok összegezni, kérlek?” kérést, amire pár órán belül már érkezne is egy pontos válasz. Ugye, hogy sokkal kielégítőbb az utóbbi eset!

„Imádjuk, ha váratnak minket” – Soha Senki Még (1987)

Pontosan ezért vannak már számos ügyfél centrikus vállalatnak a legfontosabb és legnagyobb adminisztrációs terhű folyamatai automatizálva: a Posta SMS-ben értesít bennünket, amikor jön a csomagunk, a weboldalukon pedig pár perc alatt követni is lehet, hogy épp hol jár. Az internetbankon azonnal megnézhetők a ki- és befizetések. Online számlázással szinte azonnal ellenőrizhetők a kintlévőségeink. Soroljam még?

Nyilván a teljes automatizálás nem egy pár perces (és alacsony költségű) mutatvány – de már csak azzal is versenyelőnyre teszünk szert, ha a versenytársainknál gyorsabban és pontosabban tudunk válaszolni ügyfeleinknek.

Ráadásul itt sem szükséges a teljes informatikai rendszert lecserélni! Ügyfél kommunikációra és a hozzájuk tartozó feladatok (mikor kit kell felhívni, mikor várnak e-mail-t, mikor kell számlázni stb.) nyilvántartására a CRM rendszer kínál célirányos megoldást.

Fotó: Creativeart / Freepik

Ha nem jelent gondot az angol nyelv, akkor az ingyenes Hubspot CRM jó választás lehet. Ha pedig fontos a magyar nyelvű felület, a hazai fejlesztésű MiniCRM egy jó alternatíva lehet.

Egy ilyen rendszerbe felvihetők az ügyfelek adatai, mint pl. név, cégnév, beosztás, árbevétel, telefonszámok stb., tehát bármilyen adat, amire szükség lehet a kommunikáció folyamán. Így minden fontos információ egy kattintással rendelkezésünkre áll. Nem kell többet a POST-IT-eket és a gyorsan lefirkált jegyzeteket pánikszerűen átfutni, amikor megcsörren a telefonunk.

Lehet továbbá hívásokról vagy megbeszélésekről jegyzetet felvinni egy-egy ügyfélhez, azt időbélyeggel rögzíteni, de akár ún. követőkódot beilleszteni az elektronikus levelekbe. Utóbbi azért remek megoldás, mert rögtön kapunk értesítést arról, ha a címzett megnyitotta és/vagy elolvasta az email-ünk. Így például rajtakapható valaki a “bocsi még nem olvastam” kifogáson.

Igazából 2018-ban már nincs nagyon mentség arra, hogy ne használjunk ilyen rendszert. Csak tegyünk fel magunknak a kérdést: akkor akarunk majd váltani, amikor azt már minden versenytársunk megtette, vagy inkább megelőzzük őket?

Fotó: Freepik

4. Bárhonnan elérhető

Ismerős a hírhedt “fú, ezt most hirtelen nem tudom megmondani, hadd jelezzek vissza később ezzel kapcsolatban!” mondat? Rengeteg megbeszélésen hangzik el ez – jön egy váratlan kérdés, és mivel azzal nem készültünk, nem tudunk rá mit válaszolni. Hülyeséget pedig nem akarunk mondani, szóval arrébb toljuk. Jobb esetben ezt még aznap, rosszabb esetben napok múlva kapja csak meg válaszunkat a kérdező.

„Megengedhetjük-e magunknak, hogy a versenytársainknál lassabban reagáljunk alapvető kérdésekre?”

Nemcsak felkészületlenséget sugároz részünkről, hanem a döntéshozatalt is lassítja. Elég motivált-e a csapat? Megengedhetjük-e magunknak azt a beruházást? Milyen árat tudunk adni erre a plusz szolgáltatásra? Ha csak egy plusz nappal számolunk minden ilyen döntés meghozatalára, könnyen bürokratikus útvesztővé változhat a cégünk – ez pedig (az előző pontokban kifejtett érvek alapján) mindegyik félnek rossz.

Most képzeljük el, hogy a váratlan kérdésre úgy felelünk: “Persze, kérnék fél percet, és meg tudom mondani” – majd tényleg fél perc múlva mondjuk is a helyes választ. Értelemszerűen egy jóval felkészültebb képet ad ez rólunk, legyen akár egy belső, sales, vagy akár ügyfél megbeszélés.

Fotó: Creativeart / Freepik

Az a remek a papírmentes működésben, hogy az összes adatunk automatikusan az ún. felhőbe mentődik. Ezek bármikor, bárhol, bármilyen eszközről elérhetők. Kocsiban ülve (persze nem sofőrként!) kíváncsiak vagyunk rá, hogyan haladnak a munkatársaink a kiadott feladatokkal? 4 koppintás. Megbeszélés előtt gyorsan át akarjuk futni a tavalyi eredményt, ha esetleg rákérdeznének? 7 koppintás.

A másik – keveset hangoztatott – előnye pedig, hogy onnantól kezdve, hogy ezek valahol központilag digitalizálva vannak, már nem csak egy papírkupacról beszélünk, hanem egy elemezhető adathalmazról. Pár kattintással készíthetünk professzionális kimutatásokat a halmaz bármelyik eleméről (Google Data Studio), és azt rögtön prezentálható formában le is tölthetjük. Mennyi bevételt termelt Csanád tavaly ilyenkor? Hány liter benzin ment el az ügyféllátogatásokra? Szinte bármilyen kérdésünket meg tudjuk magunknak válaszolni néhány kattintással – tiszta 2018, ugye?

5. Adatbiztonság

Van az a mondás, ha akkor megyünk el WC pumpát venni, amikor szükségünk van rá, akkor már késő. Ugyanez a helyzet a biztonsági mentésekkel – ha akkor jövünk rá, hogy kell(ett volna) ilyet készíteni, amikor már elvesztek az adataink, késő.

„Biztosak vagyunk benne, hogy az adataink a lehető legbiztonságosabb helyen vannak tárolva?”

Milyen bizonyossággal állíthatjuk, hogy sosem lesz az irodánkban egy tűzeset? Sosem felejti ott valaki a kotyogós kávéfőzőt? Minden konnektor tökéletesen van szigetelve? Nyilván nem lesz mindenkinél tűzeset – de a repülés is a legbiztonságosabb utazási mód a világon, mégsem vigasztalja az embert ez a tény, amikor zuhan a gépe. Kivéve, ha van az embernél egy ejtőernyő.

Fotó: Natanaelginting / Freepik

Nem akarok vészmadár lenni, maradjunk inkább egy életszerűbb példánál: az eset egyik építőipari ügyfelünkkel történt régebben, ők mesélték. Az egyik supervisor-juk kiszállt egy helyszínre megbizonyosodni, hogy minden rendben és az előírásoknak megfelelően történik. Ez olyan kötelező ellenőrzés, amit az anyavállalatuknak kell aláírásokkal ellátott jelentésekben leadni minden negyedévben. Minden rendben ment, aláíratta a papírt az alvállalkozókkal, az ő ügyfelükkel, terepen dolgozókkal – szuper. Visszafelé viszont úgy gondolta hősünk, hogy betér a helyi bevásárlóközpontba vacsorát venni magának. Végül kicsit többet vásárolt be, mint gondolta, ezért több szatyorral ment vissza az autóhoz, kinyitotta a csomagtartót, gyorsan feltette az aláírt dokumentumokat a kocsi tetejére, berakta az élelmet, majd beszállt és elhajtott. Szerencsétlenségére csak másnap – péntek késő délután – derült ki, hogy ott felejtette a papírokat (munkalapokat, teljesítési igazolásokat stb.) az autó tetején, és az időpont miatt már nem tudta újra aláíratni mindenkivel – az anyavállalat pedig már mérgesen kérte azokat, 18:00-s határidővel.

Fotó: Creativeart / Freepik

A tanulság az, hogy sokkal egyszerűbb lett volna, ha ezt nem papíron, hanem táblagépen, vagy akár okostelefonon intézte volna el. Azt fenn lehet felejteni a kocsi tetején, de az adatok attól függetlenül már régen a felhőben – ne adj Isten – már automatikusan az anyavállalatnál lehettek volna. És mindezt egy olyan eszközzel meg lehet tenni, ami amúgy is ott lapul szinte minden ember zsebében.

Gondoljunk bele: pontosan mi a kifogásunk arra, hogy veszélyben tartjuk a fontos adatainkat?

  • Sok idő lenne mindent felvinni? Akkor ne vigyünk fel mindent, csak az új dolgokat! Pár hónap, és már el is felejtjük, hogy valaha papíron tartottunk mindent.
  • Plusz adminisztráció? Miért, az mennyi idővel jár, amikor elő kell keresni valamit a fiókból, vagy az offsite tárolóból? Számoljunk mondjuk 3 perccel – egy dokumentum feltöltése a felhőbe kevesebb, mint 1 perc. De akár specializált alkalmazásokkal ez is automatizálható. Például az mForm segítségével munkalapjaink kitöltés után automatikusan a felhőbe mentődnek.
  • Nem értünk hozzá? 20 éve még sokan írógépet használtak, mára viszont (remélhetőleg) mindenki átállt számítógépre. Egy plusz gombnyomás nagyobb betanulás, mint annak idején írógépről számítógépre váltani? Ugyan már!
  • Kötelező a papíros rögzítés? Ugyanúgy megtarthatjuk azokat – az egyik módszer eldobása nem feltétele a másiknak!

Te használsz valamilyen biztonsági mentést? Ha igen, mit?

Hova készítesz biztonsági másolatot?

6. Pénzügyi előnyök

Kiszámoltuk már, mennyi pénzbe kerül, hogy egy elavult rendszert használunk? Nemcsak a papírköltségekre gondolok: hihetetlen mennyiségű adminisztrációs idővel jár a közvetett költségeken felül. Gondoljunk csak a lassú reakcióidőre, elégedetlen ügyfelekre, döntésképtelenségre, az adatok és információ hiányában “vakrepülésre” és sorolhatnánk még.

„Tudnánk évi 3 hónap plusz kapacitással mit kezdeni?”

Képzeljünk el egy kiszállós tevékenységet végző céget: legyen mondjuk ez egy ipari légkondicionálókat telepítő és karbantartó cég. Hogyan néz ki csupán egy éves ellenőrzés (leegyszerűsített) folyamata? Az egyszerűség kedvéért tegyük fel, hogy egy kiszállós munkatárs csak egyetlen helyszínre megy ki:

  1. A diszpécser látja, hogy esedékes az ellenőrzés, szól a karbantartónak – 2 perc, telefonhívás
  2. A karbantartó bemegy a központba a megfelelő munkalapért, néhány szóban egyeztet a diszpécserrel – voltak-e korábbi meghibásodások, bármi rendellenesség stb. – 10 perc, személyesen.
  3. Kiszáll a helyszínre, munkalapra ráírja az érkezés idejét, ellenőrzi az eszközt, megbizonyosodik róla, hogy minden rendben – 20 mp a felírás.
  4. Az eredményt az ügyfél tudtára adja, felírja az ügyfélszámot, az eszköz sorozatszámát, a munkavégzés idejét, és az esetleges megjegyzéseket, majd amennyiben minden rendben, aláíratja azt az ügyféllel – 5 perc.
  5. Megismétli az előző pontot, mivel két példányban kell a munkalap – 5 perc (hacsak nem indigós).
  6. Visszamegy a karbantartó a központba, ott leadja a munkalapot, amit ellenőriz a diszpécser – 5 perc.

Fotó: Katemangostar / Freepik

Tehát csak azzal, hogy egyeztetnek néhány adatot, plusz kitöltik a munkalapokat, már 27 perc és 20 másodpercnél tartunk. Azonban ezzel még nem ért véget a folyamat, hiszen a munkalap adatait fel kell vinnie a diszpécsernek a központi Excel táblázatba. Szintén egyszerűsítsünk, és tegyük fel, hogy minden rendben van, könnyedén olvasható a kézírás:

  1. Megnyitni az Excel-t átlagos irodai gépen: 30 mp
  2. Utolsó sorig legörgetni: 5 mp
  3. Munkalapról alapos figyelemmel felvinni 20 adatot: 5 perc

Igaz, ezzel kevesebb az idő, 5 perc és 35 másodperc volt az egész folyamat. Tehát így járunk összesen 32 perc és 55 másodpercnél.

Fotó: Kues1 / Freepik

32 perc és 55 másodperc: ennyi többlet időbe került egyetlen kiszállásnál az, hogy papíron tároljuk az adatokat. Ha egy karbantartó naponta átlagosan 4 helyre száll ki, akkor ez a szám már rögtön napi 2 óra 11 perc és 40 másodpercre duzzad. Éves szinten ez (az átlagos éves 220 munkanappal számolva) több, mint 58 (!) munkanapnyi idő, amiből közel 10 (!!) nap csak az adatok digitális bevitelére megy el! Azaz közel 3 hónap arra megy el, hogy papíron tároljuk az adatokat, egy fő karbantartó és egy fő adminisztratív munkatárs esetén. Ez a szám természetesen sokszorozódik attól függően, hogy hány kiszállós tevékenységet végző munkatársunk van, és itt még nem is számoltuk azt a többlet időt, ami ezeknek az összesített adatoknak az elemzéséhez vagy, kimutatások elkészítéséhez szükséges.

Tehát nagy biztonsággal kimondhatjuk: azzal, hogy ragaszkodunk egy elavult rendszerhez, pénzt dobunk ki feleslegesen az ablakon! RENGETEG pénzt!

De ne csak az én számításaimat nézzük! Töltse ki az Olvasó a kalkulátorunkat, amiből egy sokkal személyre szabottabb képet kaphat arról, mennyi pénz szállingózik ki azon az ablakon! Az egyszerűség kedvéért számoljunk csak a papírlapokon vezetett adatok elektronikus rögzítésével illetve a papír és nyomtatási költségekkel:

Te mennyit költesz papírra? Számold ki 2 kattintással!

Megjegyzés: Az Olvasó vegye figyelembe azt, hogy ha 1 munkalap rögzítése 5 perc, akkor az adatrögzítőnek naponta 100 munkalapot kell rögzítenie. Amennyiben 1 perc egy becslés az átlagos munkalap rögzítési idejére, akkor ennek megfelelően az év minden munkanapján 500 munkalapot rögzít egy munkatárs. Ennek valódiságát mindenképpen átgondolásra javasoljuk, hacsak nem robot az illető.

7. Környezetvédelmi szempontok

A Piac & Profit 2015-ös adatai alapján (https://piacesprofit.hu/klimablog/fenntarthato_fejlodes/csaknem-egy-mazsa-papirt-hasznalunk-evente/) egy átlagos magyar évente csaknem 91kg papírt használ el. 1kg papír előállításához nagyjából 3-4 kg fára van szükségünk, következtetésképpen összesen 273kg fára a 91kg papír előállításához. De itt csupán egy átlagos magyarról van szó, nem pedig egy vállalati környezetről!

„Vajon mennyi fát kell kivágni ahhoz, hogy papíron tároljam az adatokat?”

Nagy-Britanniai adatok alapján (https://www.orsgroup.com/news/paperless/some-paper-waste-statistics-in-the-office) egy átlagos irodai alkalmazott évente 10.000 lap papírt használ el. 10 alkalmazottal számolva, ez 100.000 lap papír, ami 7 fa kivágását eredményezi (forrás: http://www.10thousandtrees.org/detailed-calculator/).

Fotó: Freepik

A KSH adatai alapján (http://www.ksh.hu/docs/hun/xstadat/xstadat_evkozi/e_qvd017c.html) pedig 2017-ben 1.189.993 cég működött hazánkban. Ha csak egy alkalmazottal számolunk vállalkozásonként, ez átlagosan 118.999.300.000 elhasznált papírlap – azaz 7.437.456 kivágott fa.

Évente hétmillió-négyszázharminchétezer-négyszázötvenhat kivágott fáról beszélünk. Egy átlagos méretű fa évente 2721 kg levegőt állít elő CO2-ből (https://www.thoughtco.com/how-much-oxygen-does-one-tree-produce-606785). Azaz 20.237.317.776 kg oxigénnel kevesebb lesz már a következő évben a Föld légkörében. Ez húszmillió-kétszázharminchétezer-háromszáztizenhét TONNA oxigén. Csak Magyarországon! Cégenként csak 1 alkalmazottal számolva.

Többet nem is írnék ennek a környezetvédelmi vonzatairól – a számok magukért beszélnek.

Összegezve

A hét érven kívül természetesen rengeteg továbbit lehetne még felsorolni, könyveket lehetne írni a témáról, azonban ettől megkímélném az Olvasót. Értelemszerűen egyik napról a másikra nem lehet korszerűsíteni egy vállalkozást, továbbá biztosan vannak a régi rendszernek visszahúzó, pozitív elemei is – a megszokás nagy úr.

Első körben én azt javasolnám, hogy azon az úton próbáljunk elindulni, mint amin az 1. pontban részletezett cégvezető ismerősöm tette – azaz nézzük meg, hogy mik azok a folyamatok cégünkben, ami nagyjából mindig ugyanúgy zajlanak, gyakorlatilag robotmunka, de mégis ember végzi. Miután ezeket azonosítottuk, először ezeket próbáljuk digitalizálni és automatizálni, majd várjuk meg az eredményeket. Utóbbit azért írom, mert tudom nagyon jól, hogy minden döntéshozatalt jóval megkönnyít a rendelkezésre álló adatok száma – ha a vállalkozásunk többi tagja is látja, hogy igenis van értelme foglalkozni a dologgal, sokkal könnyebb dolgunk lesz a további lépések bevezetésével.

Tetszett amit olvastál? Oszd meg ismerőseiddel!

Szólj hozzá!

avatar
  Subscribe  
Visszajelzés

Ne maradj le semmiről!

Iratkozz fel értesítőre, hogy azonnal tudomást szerezz a legújabb tartalmainkról!